Elektronik iş sözleşmesinde değişiklik yapılırken işveren hangi prosedürleri takip etmelidir?

Elektronik iş sözleşmesinde değişiklik yapılırken işveren hangi prosedürleri takip etmelidir?



İş ve istihdam alt sisteminde (EMAS), işveren tarafından çalışanının iş sözleşmesinde değişiklik yapılırken iki farklı yaklaşım uygulanmaktadır. Bu farklı yaklaşımların uygulanmasının nedeni, mevcut çalışanlar için iş sözleşmelerinin dijitalleştirilmesi sürecinin tam olarak tamamlanmamış olmasıdır. Şu anda elektronik ortamda iş sözleşmesi imzalanan veya değiştirilen çalışanların iş sözleşmesi bilgileri, EMAS alt sisteminin "Online İş Sözleşmesi" bölümünde yer almaktadır. Kağıt ortamında iş sözleşmesi imzalanan ve elektronik iş sözleşmesinde değişiklik yapılmayan çalışanların kayıtları ise "İş Sözleşmesi Bildirimi" kayıtlarında tutulmaktadır. Konuyu uzman Anar Bayramov açıklamaktadır.

Böylece, işveren bir çalışanın iş sözleşmesinde değişiklik yaparken sürecin sırası şu şekilde olmaktadır:

1. İşveren, EMAS alt sisteminde iş sözleşmesinde değişiklikle ilgili uygun bölüme girmelidir:

a) Elektronik iş sözleşmesi imzalanan çalışanlar için "EMAS" - "Online İş Sözleşmesi" - "Online İş Sözleşmesi Kaydı" - "Online İş Sözleşmesinde Değişiklik" bölümüne girmelidir.

b) Kağıt ortamında iş sözleşmesi imzalanan ve elektronik iş sözleşmesinde değişiklik yapılmayan çalışanlar için "EMAS İş Sözleşmesi Bildirimleri Kaydı" - "İş Sözleşmesi Bildiriminde Değişiklik" bölümüne girmelidir.

Çalışma Kanunu'ndaki son değişikliklerden sonra, EMAS alt sisteminde iş sözleşmesi bildirimi ile ilgili iki seçenek oluşturulmuştu. Ancak 21 Ağustos 2024 tarihinden itibaren bu seçenek ortadan kaldırılmıştır.

2. İşveren, iş sözleşmesinde değişiklik yapılacak kişiyi seçerek "İş Sözleşmesi Bildiriminde Değişiklik Yap" bölümünü kullanmalıdır.

İster "İş Sözleşmesi Bildiriminde Değişiklik", isterse "Online İş Sözleşmesinde Değişiklik" bölümünden "İş Sözleşmesi Bildiriminde Değişiklik Yap" alt bölümüne girildiğinde, EMAS alt sistemi elektronik iş sözleşmesi imzalama sürecine yönlendirecektir.

3. EMAS alt sistemine online iş sözleşmesi ile ilgili bilgiler girildikten sonra iş sözleşmesinde değişiklik, elektronik iş sözleşmesi olarak hazırlanır.

Çalışma Kanunu'nun 46. maddesinin 6. fıkrasına göre, elektronik ortamda imzalanan iş sözleşmelerinde değişiklik yapıldığında, ilk iş sözleşmesi yeniden düzenlenip onaylanır. Maddeye göre, işveren ile çalışan arasında yapılan iş sözleşmesinde değişiklik, önceki gibi ek sözleşme olarak değil, iş sözleşmesi formunda imzalanır.

Ayrıca, elektronik iş sözleşmesinde yapılan değişikliğin geçerlilik tarihi ile birlikte, belgede yapılan değişikliklerin sayısı da kaydedilir.

İş sözleşmesindeki değişiklikle ilgili olarak elektronik ortamda yapılan iş sözleşmesinin kaydından sonra, söz konusu belge EMAS alt sisteminde "Devam Eden Online İş Sözleşmeleri" kaydına yerleştirilir.

4. İş sözleşmesinde yapılan değişikliklerin işçi ve işveren tarafından imzalanması süreci, elektronik iş sözleşmesi forması ile aynıdır. Bir konuya dikkat edilmelidir ki, iş sözleşmesindeki değişiklik, iş sözleşmesinin bağlanmasından farklı olarak "Sözleşme Türü" bölümünde "İmzalanmış" değil, "Değiştirilmiş" olarak belirtilir.

İşveren, "Devam Eden Online İş Sözleşmeleri" bölümündeki belgeyi "Onay İçin Gönder" butonu ile karşı tarafa gönderir. İşveren, onay için gönderme sırasında açılan pencerede açıklama da ekleyebilir.

5. İşveren "Onay İçin Gönder" butonuna bastıktan sonra, bu elektronik belge "Devam Eden Online İş Sözleşmeleri" alt bölümünden "Vatandaşa Onay İçin Gönderilen Online İş Sözleşmesi" alt bölümüne geçer. Bu durumda, işveren karşı tarafın onay sürecini beklemelidir.

6. Çalışan, EMAS alt sisteminde "EMAS" - "Online İş Sözleşmesi" - "Online İş Sözleşmesi Kaydı" - "Onay Bekleyen Online İş Sözleşmesi" bölümüne giriş yapmalıdır.

Çalışan, iş sözleşmesindeki değişiklikten vazgeçmek isterse, nedenini belirtmelidir. Çalışanın reddettiği iş sözleşmesindeki değişiklik ile ilgili belge, işverenin "Devam Eden Online İş Sözleşmeleri" kaydında yer alacaktır. İşveren, bu bölümde çalışanın kaydını inceledikten sonra belgeyi düzelterek yeniden gönderebilir veya iptal edebilir. Çalışan iş sözleşmesini imzalamadığı sürece, bu elektronik belge işverene gönderilmiş sayılacaktır.

7. Çalışan tarafından imzalanan iş sözleşmesindeki değişiklik ile ilgili elektronik iş sözleşmesinin kaydından sonra, bu belge EMAS alt sisteminde "Devam Eden Online İş Sözleşmeleri" kaydına yerleştirilir. İşveren, iş sözleşmesini imzaladıktan sonra yapılan değişiklik yasal olarak geçerli kabul edilir.

Değişiklikler yasal olarak geçerli olduktan sonra, nihai belge "Geçerli İş Sözleşmeleri" alt bölümünde yer alır. İşveren, bu bölümden iş sözleşmesindeki değişiklikle ilgili bildirim formunu da indirebilir.