Kağıt ve elektronik iş sözleşmelerinin arşivlenmesi nasıl yapılır?

Kağıt ve elektronik iş sözleşmelerinin arşivlenmesi nasıl yapılır?



İş Kanunu'nun 86. maddesi, iş sözleşmeleri ve emirlerin arşivlenme sürecini açıklığa kavuşturur. Bu maddenin 1. fıkrasına göre, bu Kanun’un 7. maddesinin 2-1. fıkrasında belirlenen durumlarda işveren, yapılmış iş sözleşmelerini, bu sözleşmelerdeki değişiklikleri, verilen emirleri (talimatları, kararları) beş yıl süreyle saklamak zorundadır ve bunların imha edilmesi, kaybolması veya hasar görmesi yasaktır.

Bu yasal gerekliliği uzman Anar Bayramov açıklamaktadır.

İş Kanunu'nun 7. maddesinin 2-1. fıkrasında belirtilen durumlar, Azerbaycan Cumhurbaşkanı'nın 8 Temmuz 2014 tarihli 206 sayılı Kararı ile onaylanan "Devlet dairelerinde iş ilişkilerinin, iş sözleşmesinin kağıt üzerinde yazılı olarak yapıldığı durumlarda ortaya çıkan görevlerin (mesleklerin) listesi" olarak anlaşılmaktadır.

Bir kuruluş feshedildiğinde kağıt üzerinde yapılmış iş sözleşmeleri, Devlet Arşiv İdaresi'ne verilmelidir. İş Kanunu'nun 86. maddesinin 2. fıkrasına göre, kuruluş feshedildiğinde, bu Kanun'un 7. maddesinin 2-1. fıkrası ile belirlenen durumlarda işverenin elinde bulunan iş sözleşmeleri, belirlenen kurallara göre ilgili devlet arşivine teslim edilir. Kuruluş yeniden yapılandırıldığında veya mülkiyet değişikliği olduğunda, bu sözleşmeler yeni işverene devredilir. Kağıt üzerinde yapılmış iş sözleşmeleri ile ilgili fesih emirlerine gelince, bu belgeler işveren tarafından beş yıl süreyle saklanmalıdır. İş Kanunu'nun 86. maddesinin 3. fıkrasına göre, iş sözleşmesinin feshi hakkında verilen emrin (talimatın, kararın) orijinali, bu Kanun'un 7. maddesinin 2-1. fıkrası ile belirlenen durumlarda işveren tarafından iş sözleşmesinin korunmasıyla ilgili olarak bu maddenin 1. fıkrasında belirlenen kurallar ve süreler içinde saklanmalıdır.

İş Kanunu'nun 84. maddesinin 4. fıkrasına göre, elektronik ortamda yapılmış iş sözleşmelerinin arşivlenmesi, elektronik bilgi sistemi aracılığıyla sağlanır. Maddenin gerekliliklerinden görüleceği üzere, ister devlet, ister özel sektör için elektronik iş sözleşmelerinin arşivlenmesiyle ilgili gereklilikler farklı şekillerde oluşmaktadır. Mülkiyetinden bağımsız olarak, işverenlerin elektronik ortamda yapılmış iş sözleşmeleri hakkında bilgileri beş yıl süreyle saklama zorunluluğu yoktur. Ayrıca, işveren feshedildiğinde, elektronik iş sözleşmelerinin devlet arşivine teslim edilmesine gerek yoktur. Devlet kurumu, işverenin EMAS alt sistemine girdiği elektronik iş sözleşmelerinin arşivlenmesi sürecini yürütür. İş Kanunu'nun 84. maddesinin 4. fıkrasında belirtildiği gibi, elektronik iş sözleşmelerinin arşivlenmesinden sorumluluk artık işverende değil, ilgili devlet kurumundadır.