Elektronik iş sözleşmesinin kurulma süreci nasıl olmalıdır?

Elektronik iş sözleşmesinin kurulma süreci nasıl olmalıdır?



Elektronik belge formatında yapılan iş sözleşmesine ilişkin süreçler geleneksel şekilde yürütülse de, imzalama süreci farklıdır. Bu nedenle söz konusu sürecin sıralamasının aşamalı ve ayrıntılı biçimde açıklanması gerekmektedir. Konuyu uzman Anar Bayramov değerlendirmektedir.

1) ƏMAS alt sistemindeki “Online İş Sözleşmesi” bölümünde “Online İş Sözleşmesi Oluştur” butonuna tıklanmalıdır. Alternatif olarak, ƏMAS alt sisteminin ana sayfasındaki “Online İş Sözleşmesi Oluştur” bölümüne girilerek hızlı geçiş yapılabilir.

2) İşveren, geleneksel şekilde elektronik belge formatında yapılacak iş sözleşmesi için ilgili kadroyu seçmeli ve açılan pencerede işe alınacak kişiye ait FIN kodunu, kimlik belgesinin seri ve numarasını belirtmelidir.

3) İşe alınacak kişiyle ilgili süreç geleneksel şekilde tamamlandıktan sonra elektronik iş sözleşmesinin kaydı sürdürülür. Bu noktada işverenin, işe alınan adayın iletişim bilgilerinin — e-posta adresi ve telefon numarasının — doğru şekilde girilmesine özellikle dikkat etmesi gerekir. Zira yeni düzenlemeye göre feshe ilişkin bilgiler işveren tarafından çalışanın e-posta adresine ve telefon numarasına SMS yoluyla gönderilmelidir.

Ayrıca, İş Kanunu’nda yapılan son değişikliklerde ƏMAS alt sisteminin çalışma düzenine ilişkin yenilikler bulunmaktadır. Örneğin, işveren toplu (birikimli) çalışma süresi kaydı uyguluyorsa, bu durumu ilgili bölümde belirtmelidir.

4) İşveren, elektronik belge formatında yapılacak iş sözleşmesini imzaladıktan sonra belge “Devam Eden Online İş Sözleşmeleri” bölümüne aktarılır. İşveren bu bölüme girerek “Onaya Gönder” butonuna tıklamak suretiyle belgeyi karşı tarafa göndermelidir.

5) Elektronik belge üzerinde “Onaya Gönder” butonuna tıklandığında özel bir pencere açılır. Açılan pencerede gönderilecek kişiye ait bilgiler otomatik olarak yer alsa da, işveren isterse “Not” bölümünde belgeyi imzalayacak kişiyle ilgili ek bilgiler girebilir. Elektronik belge formatında düzenlenen iş sözleşmesinin karşı tarafa onay için gönderilmesi sırasında işverenin belgeyi elektronik imza ile imzalamasına gerek yoktur.

6) Elektronik belge formatında düzenlenen belge karşı tarafa onay için gönderildikten sonra “Devam Eden Online İş Sözleşmeleri” bölümünde görünmez; “Online İş Sözleşmesi” sicilinin “Vatandaşa Onay İçin Gönderilen Online İş Sözleşmesi” alt bölümüne yerleştirilir. Bu belgeyle ilgili üç farklı bilgi görüntülense de, işverene bunlardan yalnızca birini kullanma imkânı tanınır.

– “İşlem tamamlandı veya başka bir kullanıcıda” kaydının amacı, belgenin karşı tarafa gönderildiğini ya da sürecin tamamlandığını bildirmektir. Bu kayıt yalnızca bilgilendirme niteliği taşır.

– “Vatandaşa gönderilen belgenin geri alınması” bölümü daha pratik bir geçiş amacıyla düzenlenmiştir. İşveren, elektronik belge formatında düzenlenen iş sözleşmesini karşı tarafa göndermiş olsa bile, sonradan herhangi bir düzeltme veya açıklama yapmak isteyebilir. Bu durumda söz konusu bölüm seçildiğinde, belgenin önceki bölüm olan “Devam Eden Online İş Sözleşmeleri” bölümüne geri gönderilmesine ilişkin bilgi görüntülenir.

İşveren “Uygula” butonuna tıkladığında elektronik belge onay aşamasından geri alınır. İşveren belgeyi iptal edebilir veya üzerinde düzeltme yapabilir; ayrıca herhangi bir değişikliğe gerek duymaması da mümkündür. Bu durumda iş sözleşmesinin kurulmasına ilişkin süreci tamamlayarak elektronik belgeyi kayda almalıdır. Elektronik belge kaydedildikten sonra tekrar karşı tarafa onay için gönderilmelidir. Aksi takdirde “Bildirimi Yükle” butonu aktif olmayacaktır. Çünkü elektronik belge formatında düzenlenen iş sözleşmesi her iki tarafça imzalanmamıştır.